Betriebliche Abläufe optimieren - ITplusOrganisation Unternehmensberatung e.U.

Auslöser

Folgende Szenarien können eine Anpassung der Geschäftsprozesse notwendig machen:

Wiederkehrende Probleme im betrieblichen Ablauf
Durchlaufzeit für einen Prozess muss verkürzt werden
Arbeitsaufwand in einen Prozess soll verringert werden
Einsatz eines neuen IT-Systems, welches Auswirkungen auf Geschäftsabläufe hat
Neue bzw. geänderte gesetzliche Anforderungen (z.B. DSGVO)

Herausfinden, wo es hakt

Dokumentation der bestehenden Abläufe

Im ersten Schritt sollten Sie die bestehenden Abläufe dokumentieren.

Damit erreichen Sie Folgendes:

Schaffen einer Basis für die weiteren Optimierungen
Aufdecken von unterschiedlichen Abläufen für dieselbe Aufgabe
Erkennen von Widersprüchlichkeiten und Lücken

Zur Erhebung der Abläufe brauche es vor allem Workshops mit den Personen, welche den Prozess ausführen.

Unterstützend sind:

Lesen vorhandener Dokumentation
Die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit beobachten
Mit Anleitung den Prozess selbst durchführen (In-die-Lehre-gehen)

In einem Glossar werden die verwendeten Begriffe dokumentiert. Damit wird sichergestellt, dass alle unter einem Begriff das Gleiche verstehen.

Analyse-Workshops, Feedback einholen

Folgende Methoden helfen Ihnen, Verbesserungspotentiale und Ideen zur Optimierung zu finden:

SWOT Analyse mit dem Management-Team
Workshop mit verschiedenen Interessensgruppen (Kunden, Partner, Produktionsmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Management etc.)
Umfrage bei Mitarbeitern, Kunden, Partnern etc.

Bei diesen Workshops ist es wichtig, möglichst offen für die eingebrachten Ideen zu sein und diese nicht zu bewerten. Auch „schräge“ Ideen werden dokumentiert.

Ideen evaluieren

Die gesammelten Ideen werden nun evaluiert (ähnlich der Erstellung eines Business Case):

Finden möglicher Umsetzungswege
Grobe Kosten und erwartete Nutzen abschätzen
Risiken bewerten (Kostenüberschreibung, Nutzen wird nicht erreicht, Auswirkungen andere Bereiche etc.)

Auf Basis dieser Bewertung können Sie nun eine Reihung der Ideen vornehmen. Damit erreichen Sie eine Priorisierung der Ideen für die Umsetzung.

Umsetzung

Ausgewählte Ideen bzw. Maßnahmen sollten nun als Projekt umgesetzt werden:

Projektauftrag erstellen
Projektteam zusammenstellen
Konkrete Lösung erarbeiten
Detaillierte Kosten/Nutzen-Abschätzung
Bei Anschaffung eines neuen Systems:
- Lastenheft erstellen
- Anbieter finden und auswählen
- Liefervertrag und Pflichtenheft mit Lieferanten erstellen
Implementierung der Lösung
Anpassung der Geschäftsprozesse

Tipps zu Projektmanagement und Geschäftsprozessmanagement finden Sie in meinem Blog.

Überfordern Sie Ihre Organisation nicht mit zu vielen Projekten auf einmal! (Wie viele Projekte verträgt ein Unternehmen?)